Declaraties
-
Afspraken declareren van verzorgde trainingen.Uitgangspunt daarbij is dat de trainers zelf verantwoordelijk zijn voor de declaraties die zij indienen.
- De trainers houden zelf bij wanneer zij een training verzorgen.
- De trainers kunnen 4 x per jaar een (verzamel)declaratie indienen, door per maand het aantal trainingen door te geven die zij hebben verzorgd. Dit doen zij via het formulier declaratie trainingen.
- Dit moet gebeuren binnen 1 maand na het verstrijken van een kwartaal:
Q1: Januari t/m maart: declareren mogelijk in de maand april;
Q2: April t/m juni: declareren mogelijk in de maand juli;
Q3: Juli t/m september: declareren mogelijk in de maand oktober;
Q4: Oktober t/m december: declareren mogelijk in de maand januari. - Declaraties die ná de genoemde maand worden ingediend, blijven buiten behandeling.
- Het declaratieformulier sturen in de genoemde maand naar de penningmeester. penningmeester@atletiekmaastricht.nl
- De penningmeester verzorgt het betalen van de declaraties aan het begin van het volgende kwartaal.
De procedure over hoe je je trainingen moet declareren kun je hier vinden.
Downloads
(klik op onderstaande link, een excel wordt gedownload naar je pc of opent automatisch)
Een declaratie indienen?- Om misverstanden te voorkomen: vraag eerst na of je de betreffende uitgave mag doen, vóórdat je geld gaat uitgeven; raadpleeg hiervoor naast de vastgestelde begroting ook de procuratieregeling (link). Informeer bij twijfel bij de penningmeester.
- Vul het declaratieformulier volledig in;
-
- Digitaal ingevulde formulieren (dus niet handgeschreven) .
- Een handtekening is niet nodig, je kunt het excel of pdf bestand mailen.
-
- Scan de aankoopbewijzen of inschrijfformulier met betalingsbewijs (cursus etc) en voeg bij als pdf;
-
- Slechte kwaliteit foto’s van bonnetjes/ facturen (te donker of onscherp) worden niet geaccepteerd.
-
- Stuur het declaratieformulier samen met aankoopbewijzen e/o facturen naar degene die volgens de procuratieregeling jouw declaratie moet goedkeuren; deze zal dan de declaratie na goedkeuring doorsturen naar de penningmeester.
- Bij declaratie voor een trainersopleiding of -cursus:
-
-
- stuur je digitale deelnamebewijs mee
- stuur je declaratie naar de penningmeester met een cc naar de trainerscoördinator. De trainerscoördinator zal eerst goedkeuring geven, alvorens tot uitbetaling overgegaan kan worden.
-
Inlevertermijn
- We verzoeken je om declaraties en facturen maandelijks binnen twee weken na de maand waarin de kosten gemaakt zijn, in te leveren.
- Je wordt geacht kosten voor trainerscursussen en -workshops eerst zelf te betalen; declaraties van deze kosten kunnen pas ingediend worden ná deelname.
- De inlevertermijn van declaraties en facturen over het voorgaande jaar eindigt op 1 februari van het daarop volgende jaar.
Downloads
(klik op onderstaande link, een excel wordt gedownload naar je pc of opent automatisch)